1. Identificación del prestador y ámbito de aplicación
Certofy es la denominación comercial de la plataforma prestada por Certofy, S.L., con NIF B93981900 domicilio en Pz. Bassa 34, Xátiva, Valencia-46800 e inscrita en el Registro Mercantil de Valencia y su provincia, Hoja V-237562, IRUS: 1000478811470, en adelante, «Certofy».
Estos Términos y Condiciones regulan la contratación y utilización de la plataforma por empresas, entidades y profesionales que actúen en el ejercicio de su actividad, en adelante, el «Cliente».
Se denomina «Usuario» a cada persona autorizada por el Cliente para utilizar su cuenta y «Participante» a la persona que interviene en un procedimiento documentado mediante la plataforma.
La contratación requiere la aceptación expresa de estos términos. Quien contrate en representación de una entidad declara disponer de facultades suficientes para vincularla.
El contrato se integra por estos términos, las condiciones particulares del servicio contratado y el correspondiente Acuerdo de Encargo de Tratamiento. La Política de Privacidad tiene carácter informativo y no constituye una autorización general para cualquier tratamiento de datos.
Certofy facilitará la consulta y conservación de las condiciones aplicables y remitirá una confirmación de la contratación.
2. Objeto y descripción del servicio
Certofy es una herramienta tecnológica de apoyo al profesional para estructurar y documentar actuaciones relacionadas con la comprensión y el discernimiento de una persona en el contexto de una decisión, contratación u otra actuación profesional.
Según las funcionalidades contratadas y el procedimiento efectivamente realizado, la plataforma permite recoger datos identificativos, documentar la información y el consentimiento del Participante, realizar un cuestionario estructurado, incorporar una entrevista o declaración complementaria, registrar el proceso mediante audio o vídeo y generar un informe con los resultados y elementos documentales correspondientes, para su evaluación por el Cliente.
El conjunto de documentos, registros y elementos técnicos vinculados a un mismo procedimiento constituye un «expediente».
La plataforma puede incorporar mecanismos de integridad, trazabilidad y referencia temporal, así como servicios de almacenamiento y descarga, con el alcance indicado en las condiciones particulares y en su documentación técnica.
La finalidad del expediente es dejar constancia de las actuaciones realizadas, las respuestas obtenidas y otra circunstancias documentadas, como apoyo a la diligencia profesional.
3. Alcance de los cuestionarios, resultados e informes
Certofy no presta asistencia sanitaria, no emite diagnósticos médicos ni sustituye una evaluación clínica, pericial o profesional que resulte necesaria.
Los cuestionarios, incluidas las preguntas de orientación o memoria que puedan formar parte del procedimiento, y los resultados generados constituyen elementos de apoyo. Una puntuación no acredita por sí sola que una persona comprenda una operación concreta, ni permite concluir automáticamente lo contrario.
Los informes no constituyen una autorización para contratar, una declaración sobre la validez de un consentimiento ni una garantía sobre la ausencia de influencias indebidas, engaño o conflicto de intereses.
Corresponde al profesional revisar el expediente, valorar las circunstancias de la actuación y decidir, bajo su responsabilidad, si procede continuar, adaptar la información, facilitar apoyos, realizar comprobaciones adicionales o recabar asesoramiento especializado.
El uso de Certofy no sustituye las obligaciones legales, deontológicas o sectoriales del Cliente.
4. Registro, usuarios y seguridad de la cuenta
El Cliente deberá facilitar datos veraces y mantenerlos actualizados, especialmente los de identificación, facturación y contacto.
Cada Usuario utilizará credenciales individuales. No se permite compartir accesos entre personas distintas ni superar el número de usuarios autorizado por el plan contratado.
El Cliente será responsable de administrar los permisos de sus Usuarios, retirar los accesos que dejen de estar justificados y comunicar sin demora cualquier sospecha de acceso no autorizado.
Certofy podrá adoptar medidas proporcionadas de verificación y protección de la cuenta. Estas medidas no sustituirán los procedimientos de identificación del Participante que correspondan al profesional.
5. Planes, precios y facturación.
Certofy ofrece distintas modalidades de contratación, cuyas condiciones comerciales —incluidos precio, número de usuarios, expedientes incluidos, funcionalidades, periodicidad e impuestos aplicables— se mostrarán de forma clara antes de formalizar la contratación.
Las condiciones económicas aplicables serán las aceptadas por el Cliente en el momento de contratar o modificar su plan y quedarán asociadas a su cuenta.
Salvo que se indique expresamente otra periodicidad, las suscripciones se facturarán por adelantado al inicio de cada periodo de facturación.
Los expedientes, usuarios u otras prestaciones no utilizados durante un periodo no se acumularán para periodos posteriores ni generarán derecho a devolución, salvo que las condiciones particulares del plan contratado dispongan expresamente lo contrario.
El Cliente podrá solicitar el cambio a cualquiera de los planes disponibles. Antes de confirmar el cambio, Certofy informará del precio, prestaciones y fecha de efectividad de la nueva modalidad.
Los cambios a un plan superior podrán tener efectos inmediatos, realizándose, en su caso, el correspondiente ajuste económico. Los cambios a un plan inferior producirán efectos, con carácter general, al comienzo del siguiente periodo de facturación.
Certofy podrá modificar los precios o características de sus planes. Los cambios que afecten a clientes existentes serán comunicados con antelación suficiente y resultarán aplicables a partir de una renovación posterior a dicha comunicación. El Cliente podrá cancelar la suscripción antes de que las nuevas condiciones entren en vigor.
Cuando Certofy ofrezca modalidades de contratación por expediente individual, sin suscripción, sus condiciones económicas y de prestación se mostrarán antes de efectuar el pago. En particular, se informará de si dicha modalidad incluye o no custodia continuada y, en su caso, del plazo disponible para descargar el expediente.
6. Modalidades de prestación y promociones
6.1. Suscripción con custodia
Las suscripciones que incluyan custodia permitirán conservar y acceder a los expedientes durante los plazos y en las condiciones previstos en la cláusula 12.
La contratación de una suscripción no supone un compromiso de conservación ilimitada ni independiente de su vigencia.
6.2. Expediente individual sin custodia continuada
Cuando esta modalidad esté disponible, el Cliente podrá contratar la generación de un expediente para su descarga, sin incorporar un servicio de archivo o custodia continuada.
Antes del pago se informará expresamente del contenido de la entrega, del plazo disponible para descargarla y del momento previsto para eliminar los archivos temporales.
El Cliente deberá descargar el expediente completo y comprobar su integridad y accesibilidad dentro de dicho plazo.
La ausencia de custodia continuada no significa que no exista tratamiento o almacenamiento temporal durante la generación y entrega del expediente. Tampoco excluye la conservación de los datos mínimos de facturación, seguridad o cumplimiento legal que procedan.
6.3. Pruebas gratuitas y promociones
Las promociones, incluida la posibilidad de generar un primer expediente gratuito cuando se ofrezca, se regirán por las condiciones informadas al acceder a ellas.
La utilización de una promoción no dará lugar a una suscripción de pago sin aceptación expresa del Cliente.
7. Obligaciones del Cliente y desarrollo del procedimiento
El Cliente utilizará Certofy de forma lícita, proporcionada y respetuosa con la dignidad, voluntad y derechos del Participante.
Antes de iniciar el procedimiento deberá facilitar la información exigible sobre su finalidad, la grabación, el tratamiento de datos y la intervención de herramientas automatizadas, y obtener el consentimiento que corresponda o identificar otra habilitación jurídica válida.
La información deberá facilitarse de forma comprensible y accesible, con los apoyos que resulten necesarios. La firma de un formulario no sustituye la necesidad de que el consentimiento sea libre, específico e informado. Cuando el tratamiento comprenda datos de salud y se fundamente en el consentimiento, este deberá ser explícito.
Cuando existan dudas fundadas sobre la validez del consentimiento para participar, no deberá iniciarse ni continuarse el procedimiento sin resolverlas mediante las garantías y, en su caso, la habilitación jurídica aplicables.
La mera presencia de un familiar o acompañante no se considerará acreditación suficiente de facultades de representación.
El profesional deberá seguir las instrucciones del procedimiento, documentar las incidencias relevantes y revisar las respuestas, transcripciones y resultados antes de utilizarlos. No podrá inducir respuestas, ocultar incidencias o presentar como completo un procedimiento incompleto.
La negativa a participar o la interrupción del procedimiento no deberán interpretarse, por sí solas, como falta de comprensión o discernimiento.
Queda prohibido emplear la plataforma para generar evidencia falsa, manipular registros, suplantar identidades o utilizar los resultados como fundamento exclusivo de decisiones perjudiciales para el Participante.
8. Herramientas automatizadas e inteligencia artificial
Certofy podrá utilizar herramientas automatizadas para transcribir registros, organizar información, aplicar los criterios del cuestionario y elaborar resultados o documentos de apoyo.
Estas herramientas pueden producir errores, omisiones o interpretaciones inexactas. Sus resultados deberán someterse a una revisión humana efectiva, especialmente cuando existan dificultades de audición, expresión, idioma, calidad de grabación u otras circunstancias relevantes.
El servicio no está destinado a adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al Participante. El Cliente no podrá utilizarlo como un sistema automático de autorización o denegación de operaciones.
La intervención humana deberá permitir comprobar, contextualizar y, cuando proceda, cuestionar el resultado; no consistirá en su mera aceptación formal.
9. Integridad, sellado temporal y alcance probatorio
Los mecanismos técnicos incorporados al expediente tienen por finalidad facilitar la comprobación de su integridad, trazabilidad y referencia temporal, con el alcance correspondiente a cada mecanismo.
La huella digital o hash permite contrastar la integridad de un archivo cuando se compara con una referencia fiable. No sustituye al archivo ni permite reconstruirlo.
Cuando el servicio contratado incluya un sello cualificado de tiempo electrónico, este será emitido por el prestador y mediante el servicio cualificado identificados en la documentación técnica. Sus efectos jurídicos se refieren a la presunción de exactitud de la fecha y hora indicadas y a la integridad de los datos vinculados, en los términos del Reglamento eIDAS. No equivalen a una validación del contenido de las declaraciones ni del discernimiento del Participante.
La fecha del sellado no acredita por sí sola que todos los hechos documentados ocurrieran exactamente en ese instante.
La generación del expediente tampoco convierte el documento en un instrumento público ni atribuye a Certofy funciones de fe pública.
La admisión y valoración del expediente en un procedimiento corresponderán a la autoridad competente conforme a la normativa aplicable. Certofy no garantiza un resultado judicial, la ausencia de impugnaciones o la imposibilidad de reclamaciones.
10. Derechos sobre la plataforma y los expedientes
Los derechos sobre la plataforma, su código, diseño, marca y demás elementos protegidos corresponden a Certofy o a sus respectivos titulares. El Cliente recibe un derecho de uso limitado a las condiciones contratadas.
El Cliente tendrá derecho a acceder, descargar y utilizar legítimamente los expedientes generados en su cuenta. Esta facultad no supone adquirir la propiedad de los datos personales ni limita los derechos del Participante o de terceros.
Certofy únicamente utilizará el contenido de los expedientes para prestar el servicio, atender instrucciones legítimas del Cliente y cumplir las obligaciones que resulten aplicables.
No utilizará ni autorizará a sus subencargados a utilizar los expedientes para publicidad, comercialización de datos o entrenamiento de modelos de inteligencia artificial.
Las rectificaciones deberán realizarse mediante procedimientos que preserven la trazabilidad y permitan diferenciar la documentación original de sus correcciones, sin perjuicio de los derechos de rectificación y supresión que correspondan.
11. Protección de datos, confidencialidad y encargo de tratamiento
Respecto de los datos de los Participantes incorporados a los expedientes, el Cliente actuará como responsable del tratamiento cuando determine su finalidad y uso, y Certofy actuará como encargado, siguiendo sus instrucciones documentadas.
Cuando el Cliente intervenga por cuenta de otro responsable, deberá comunicar esta circunstancia y disponer de las autorizaciones necesarias para la correspondiente cadena de encargos.
El tratamiento se regulará mediante un contrato de Encargo de Tratamiento, anexado al presente acuerdo.
La intervención de subencargados se sujetará al régimen de autorización e información previsto en el contrato de Subencargo del Tratamiento de datos personales.
Respecto de los datos que trate para sus propias finalidades de gestión de cuentas, facturación, atención al Cliente y cumplimiento legal, Certofy actuará como responsable, conforme a su Política de Privacidad.
La distribución contractual de funciones deberá corresponderse con la intervención efectiva de cada parte.
Corresponde al Cliente adoptar las medidas necesarias para integrar la utilización de CERTOFY en su propio sistema de cumplimiento de la normativa de protección de datos y, cuando resulte aplicable, actualizar su Registro de Actividades de Tratamiento, políticas, procedimientos y demás documentación interna relacionada con dichos tratamientos.
11.1. Confidencialidad y utilización de los expedientes
Los expedientes generados mediante Certofy tendrán carácter confidencial. Su contenido no podrá ser utilizado, comunicado ni puesto a disposición de terceros salvo para las finalidades propias de la actuación profesional documentada, cuando exista obligación legal o requerimiento de autoridad competente, o cuando resulte necesario para acreditar dicha actuación o para la formulación, ejercicio o defensa de derechos o reclamaciones.
A estos efectos, Certofy incorporará en el propio procedimiento de prestación del consentimiento del Participante una autorización expresa y específica relativa a la eventual utilización del expediente en tales circunstancias. Dicha autorización formará parte del proceso documentado por la Plataforma y quedará incorporada al correspondiente expediente.
Mediante dicha autorización, el Participante será informado y autorizará expresamente que, pese al carácter confidencial del expediente, su contenido pueda ser utilizado y, cuando resulte necesario, comunicado, total o parcialmente y únicamente en la medida adecuada y proporcionada, para:
a) acreditar las circunstancias en las que se desarrolló la actuación profesional;
b) formular, ejercer o defender reclamaciones judiciales o extrajudiciales;
c) intervenir en procedimientos administrativos, arbitrales, disciplinarios o de responsabilidad profesional;
d) atender requerimientos de órganos judiciales, autoridades u organismos competentes; y
e) comunicar la información estrictamente necesaria a abogados, procuradores, aseguradoras, peritos u otros profesionales cuya intervención resulte necesaria para las anteriores finalidades.
f) Incoprorar, en su caso, el “informe Certofy” al contrato, documento, acto u operación principal en cuyo contexto se realiza el expediente.
La autorización prestada por el Participante comprenderá asimismo, en la medida en que resulte jurídicamente posible, el levantamiento o dispensa expresa del deber de secreto profesional, cuando resulte aplicable, exclusivamente respecto del contenido del expediente Certofy y únicamente para las finalidades anteriormente indicadas.
La autorización anterior no supondrá una renuncia general a la confidencialidad ni al secreto profesional, ni permitirá la divulgación del expediente para finalidades distintas de las expresamente previstas. Toda utilización o comunicación deberá limitarse a la información estrictamente necesaria para la finalidad perseguida y respetar los derechos de terceros y las limitaciones legales que resulten aplicables.
Certofy conservará constancia de la prestación de dicha autorización dentro del expediente, junto con la fecha, versión del texto aceptado y demás elementos técnicos que permitan acreditar su otorgamiento.
12. Custodia, descarga y eliminación de expedientes
12.1. Custodia durante la suscripción
En las modalidades que incluyan custodia, el plazo máximo incluido será de quince años desde la generación de cada expediente, siempre que la suscripción permanezca activa y que su conservación siga siendo lícita y necesaria.
Este plazo es un límite del servicio, no una obligación legal general de conservar todos los expedientes durante quince años.
La falta de acceso habitual a la plataforma no equivaldrá, por sí sola, a la baja del servicio.
12.2. Baja y periodo de descarga
Extinguida la relación contractual, cualquiera que sea su causa, Certofy mantendrá a disposición del Cliente los expedientes almacenados durante treinta días naturales desde la fecha efectiva de terminación, exclusivamente para permitir su descarga y traslado.
El Cliente recibirá información sobre la fecha de terminación, el último día de descarga y las consecuencias de la eliminación. Se remitirá, además, un recordatorio antes de finalizar el plazo.
Durante este periodo no será necesaria la renovación de la suscripción para efectuar la descarga ordinaria de los expedientes existentes.
Cuando una incidencia imputable a Certofy impida materialmente la descarga, el plazo se ampliará por el tiempo necesario para restablecer una posibilidad efectiva de recuperación.
12.3. Contenido de la descarga
La descarga deberá permitir obtener los componentes del expediente efectivamente generados: informe, registros audiovisuales, documentación del consentimiento, documentos asociados y elementos técnicos de integridad y sellado correspondientes.
Corresponde al Cliente comprobar la recepción de los archivos y conservarlos con las medidas de seguridad y los medios de verificación que resulten necesarios.
12.4. Eliminación y finalización de la custodia
Finalizado el periodo de descarga, Certofy procederá a eliminar los expedientes de los sistemas de uso ordinario y a gestionar su supresión en los subencargados correspondientes.
Las copias de seguridad y archivos residuales se eliminarán conforme al ciclo y plazo máximo establecidos en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento, permaneciendo mientras tanto protegidos y excluidos de cualquier utilización ordinaria.
Se exceptuarán únicamente las conservaciones o bloqueos que procedan por una obligación legal, un requerimiento de autoridad competente o la atención de responsabilidades, limitados a los datos y al tiempo necesarios. Estas excepciones no constituyen un servicio de custodia a disposición del Cliente.
Cumplidas las obligaciones de puesta a disposición y eliminación, Certofy dejará de estar obligada a custodiar o recuperar los expedientes eliminados y no responderá de su falta de conservación posterior por el Cliente.
12.5. Vencimiento del plazo máximo.
Antes de alcanzar el plazo máximo de custodia de un expediente, Certofy informará al Cliente y facilitará su descarga o, cuando exista, la contratación de una conservación adicional.
El periodo ordinario de treinta días previsto para la baja no reducirá los plazos o garantías exigibles en un proceso de cambio sujeto al Reglamento de Datos, incluido el periodo de extracción posterior a la transición que corresponda.
13. Duración, renovación, cancelación, impago y suspensión
La suscripción tendrá duración indefinida y se renovará automáticamente por periodos sucesivos de igual duración al periodo de facturación contratado, salvo que el Cliente solicite su cancelación.
El Cliente podrá cancelar la suscripción en cualquier momento desde la plataforma o a través de los medios de contacto habilitados. Salvo que se indique expresamente otra cosa, la cancelación será efectiva al finalizar el periodo de facturación ya abonado, pudiendo el Cliente utilizar el servicio hasta esa fecha.
La cancelación no dará derecho al reembolso proporcional del periodo ya iniciado, salvo que el reembolso resulte legalmente exigible o proceda como consecuencia de un incumplimiento imputable a Certofy.
Desde la fecha efectiva de terminación de la suscripción comenzará a aplicarse el régimen de descarga, conservación temporal y eliminación de expedientes previsto en la cláusula 12.
En caso de impago, Certofy podrá suspender la generación de nuevos expedientes y requerir al Cliente para que regularice su situación dentro del plazo que se le comunique. Si el impago persiste, Certofy podrá resolver la relación contractual, notificando al Cliente la fecha efectiva de terminación.
La suspensión o resolución por impago no determinará la eliminación inmediata de los expedientes existentes, que quedarán sujetos al régimen de descarga y eliminación previsto en la cláusula 12.
Certofy podrá suspender temporalmente total o parcialmente el acceso al servicio cuando existan indicios razonables de uso fraudulento, incumplimiento grave de estos Términos, acceso no autorizado, riesgo para la seguridad de la plataforma o utilización manifiestamente ilícita.
La suspensión deberá ser proporcionada a la causa que la motive y, siempre que sea razonablemente posible, será comunicada al Cliente. La suspensión de la cuenta no implicará por sí sola la eliminación de los expedientes almacenados.
Certofy podrá resolver el contrato en caso de incumplimiento grave o reiterado de estos Términos, previa comunicación al Cliente cuando la naturaleza del incumplimiento lo permita.
14. Disponibilidad y responsabilidad
Certofy prestará el servicio con la diligencia exigible y adoptará medidas razonables para mantener su disponibilidad, seguridad e integridad. Podrán producirse interrupciones por mantenimiento, incidencias técnicas u otras causas.
Los compromisos específicos de disponibilidad, soporte y recuperación, cuando existan, se recogerán en las condiciones particulares. No se garantiza una disponibilidad ininterrumpida del cien por cien.
Certofy responderá de los incumplimientos que le sean imputables en la prestación de los servicios contratados, incluidas las obligaciones de custodia, seguridad, descarga y tratamiento de datos que correspondan.
No responderá de las decisiones profesionales del Cliente, de datos falsos introducidos por este o de usos contrarios a las instrucciones, salvo que concurra una actuación u omisión imputable a Certofy.
La intervención de proveedores externos no supondrá, por sí sola, una exoneración de las responsabilidades que legal o contractualmente correspondan a Certofy.
En la medida permitida por la ley, quedan excluidos los daños indirectos o meramente hipotéticos. Ninguna previsión excluirá responsabilidades legalmente indisponibles, las derivadas de dolo o culpa grave, ni los derechos de los afectados reconocidos por la normativa de protección de datos.
15. Embajadores, descuentos y comunicaciones
Los programas de referidos o embajadores y descuentos se regirán por sus condiciones específicas, accesibles antes de participar.
Los avisos necesarios para gestionar la cuenta, la seguridad, la facturación y los expedientes se diferenciarán de las comunicaciones publicitarias.
Las invitaciones promocionales y otras acciones comerciales del programa no se considerarán automáticamente comunicaciones operativas ni autorizarán el uso indiscriminado de datos de terceros.
16. Modificaciones, ley aplicable y contacto
Certofy podrá modificar estos términos por cambios normativos o del servicio. Las modificaciones relevantes se comunicarán, con carácter general, con al menos treinta días de antelación, salvo que una exigencia legal o una necesidad urgente de seguridad requiera otro plazo.
Las modificaciones no reducirán retroactivamente las prestaciones ya abonadas. Cuando afecten sustancialmente al servicio, el Cliente podrá poner fin a la relación antes de su aplicación, conservando sus derechos de descarga.
El contrato se regirá por la legislación española, sin perjuicio de las normas imperativas aplicables.
Las controversias se someterán a los juzgados y tribunales que resulten competentes conforme a la legislación procesal. No se establece una sumisión territorial impuesta mediante estas condiciones generales.
Contacto general: administracion@certofy.net.
ANEXO I
ACUERDO DE ENCARGO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
(Artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679)
El presente Anexo forma parte integrante de los Términos y Condiciones aceptados por el Cliente para la utilización de CERTOFY y regula el tratamiento de datos personales que CERTOFY realiza por cuenta del Cliente cuando actúa como encargado del tratamiento. La aceptación de los Términos y Condiciones implica la aceptación del presente Anexo.
1. Objeto
El presente Anexo regula el tratamiento de datos personales que CERTOFY realiza por cuenta del Cliente como consecuencia de la prestación de los servicios de la aplicación CERTOFY.
CERTOFY tratará los datos personales únicamente para prestar los servicios contratados y de acuerdo con las instrucciones documentadas del Cliente.
A efectos del presente Anexo, el Cliente tendrá la condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO y CERTOFY la condición de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
2. Condición de las partes
El RESPONSABLE determina las finalidades y los medios esenciales del tratamiento de los datos personales tratados mediante CERTOFY y actúa como Responsable del Tratamiento.
CERTOFY trata dichos datos por cuenta del RESPONSABLE y actúa como Encargado del Tratamiento.
El RESPONSABLE será responsable de determinar la base jurídica aplicable a los tratamientos que realice mediante CERTOFY, así como de cumplir las obligaciones de información frente a las personas interesadas.
CERTOFY no determinará por cuenta propia las finalidades para las que se utilizan los datos personales tratados en nombre del RESPONSABLE.
3. Finalidades autorizadas
CERTOFY únicamente podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:
- Realización de sesiones de evaluación mediante CERTOFY.
- Facilitación de la interacción entre la persona evaluada y la aplicación.
- Formulación de preguntas e instrucciones durante la sesión.
- Transcripción de las respuestas habladas mediante herramientas tecnológicas.
- Documentación de las preguntas, respuestas, transcripciones y resultados de la evaluación.
- Conservación y custodia de la documentación generada durante la sesión.
- Permitir al profesional autorizado consultar la información necesaria para realizar su valoración.
- Prestación de soporte técnico, mantenimiento y actualización de la aplicación.
- Garantizar la seguridad y funcionamiento de CERTOFY.
- Cumplir las instrucciones documentadas del RESPONSABLE relacionadas con los tratamientos anteriores.
CERTOFY no podrá utilizar los datos para finalidades propias distintas de las anteriores.
4. Categorías de interesados
Los datos personales podrán referirse a:
- Profesionales autorizados de las entidades clientes.
- Personas sometidas a la evaluación.
- Personas de contacto de las entidades clientes.
5. Categorías de datos personales
En función de las funcionalidades utilizadas, podrán tratarse:
- Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI/NIE y fecha de nacimiento.
- Datos profesionales y académicos, cuando proceda.
- Datos de contacto.
- Imagen y vídeo.
- Voz y grabaciones de audio.
- Transcripciones de las respuestas.
- Preguntas y respuestas proporcionadas durante la sesión.
- Resultados de cuestionarios o pruebas.
- Observaciones y valoración realizadas por el profesional.
- Datos técnicos y registros de actividad.
CERTOFY no realizará tratamientos de datos biométricos con finalidad de identificación o autenticación, ni reconocimiento facial, reconocimiento de emociones o inferencias automatizadas sobre el estado de salud de la persona, salvo que las partes modifiquen expresamente el alcance del servicio y se adopten previamente las garantías jurídicas y técnicas correspondientes.
6. Instrucciones del Responsable
CERTOFY tratará los datos personales siguiendo las instrucciones documentadas del RESPONSABLE.
Cuando CERTOFY considere que una instrucción infringe el RGPD u otra normativa aplicable en materia de protección de datos, informará inmediatamente al RESPONSABLE.
CERTOFY no podrá utilizar los datos personales para fines comerciales propios, publicidad, elaboración de perfiles, cesión a terceros o cualquier otra finalidad no prevista en este Anexo.
7. Inteligencia artificial
La aplicación CERTOFY puede utilizar funcionalidades basadas en inteligencia artificial exclusivamente como herramienta auxiliar.
Estas funcionalidades podrán utilizarse para:
- facilitar la interacción mediante voz;
- formular preguntas;
- proporcionar instrucciones;
- convertir respuestas habladas en texto;
- organizar o presentar la información obtenida durante la sesión.
La inteligencia artificial no podrá utilizarse para adoptar por sí misma la decisión profesional correspondiente a la evaluación.
El profesional responsable de la actuación realizará la valoración final de forma independiente.
Los datos tratados por cuenta del RESPONSABLE no podrán utilizarse para entrenar, validar, desarrollar o mejorar modelos de inteligencia artificial propios de CERTOFY o de terceros, salvo instrucción expresa y documentada del RESPONSABLE y previa comprobación de la legitimación jurídica correspondiente.
8. Confidencialidad
CERTOFY garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación legal de confidencialidad.
Esta obligación se mantendrá incluso después de finalizar la relación contractual.
9. Medidas de seguridad
CERTOFY aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo.
Entre otras, podrán incluir:
- control de acceso;
- gestión de permisos;
- autenticación;
- registro de actividad;
- protección de las comunicaciones;
- protección de las bases de datos;
- copias de seguridad;
- mecanismos de recuperación;
- gestión de vulnerabilidades;
- medidas de seguridad física y lógica;
- procedimientos de gestión de incidentes.
Las medidas concretas se detallarán, cuando proceda, en el correspondiente anexo de seguridad.
10. Subencargados
El RESPONSABLE autoriza a CERTOFY a recurrir a otros encargados o subencargados para la prestación de determinados servicios tecnológicos.
CERTOFY deberá imponer a dichos subencargados obligaciones de protección de datos equivalentes a las establecidas en este Anexo.
En particular, CERTOFY podrá recurrir a proveedores de:
- alojamiento e infraestructura;
- almacenamiento;
- copias de seguridad;
- seguridad;
- mantenimiento;
- transcripción;
- inteligencia artificial;
- soporte tecnológico.
CERTOFY informará al RESPONSABLE de los cambios relevantes en los subencargados cuando así resulte exigible conforme al artículo 28 RGPD.
11. Transferencias internacionales
CERTOFY no realizará transferencias internacionales de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo salvo que exista una base jurídica válida y se cumplan los requisitos establecidos en los artículos 44 y siguientes del RGPD.
Cuando intervengan proveedores situados fuera del Espacio Económico Europeo, CERTOFY garantizará la aplicación de las garantías legalmente exigibles.
12. Atención de derechos
CERTOFY asistirá al RESPONSABLE, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, en la atención de las solicitudes de ejercicio de derechos de las personas interesadas.
Cuando una persona ejerza directamente ante CERTOFY sus derechos respecto de datos tratados por cuenta del RESPONSABLE, CERTOFY remitirá la solicitud al RESPONSABLE y colaborará en su atención.
13. Violaciones de seguridad
CERTOFY notificará al RESPONSABLE, sin dilación indebida, cualquier violación de seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento.
La notificación incluirá, en la medida en que sea posible:
- naturaleza del incidente;
- categorías y número aproximado de interesados afectados;
- categorías y número aproximado de registros afectados;
- consecuencias previsibles;
- medidas adoptadas o propuestas.
14. Evaluación de impacto
CERTOFY prestará al RESPONSABLE la asistencia razonablemente necesaria para la realización de evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos cuando el tratamiento realizado mediante CERTOFY así lo requiera.
15. Auditorías
CERTOFY pondrá a disposición del RESPONSABLE la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 RGPD.
El RESPONSABLE podrá realizar auditorías o solicitar evidencias de cumplimiento, de acuerdo con criterios razonables y sin comprometer la seguridad de otros clientes.
16. Conservación y supresión
CERTOFY conservará los datos personales durante el periodo necesario para prestar los servicios contratados y durante el plazo expresamente establecido por el RESPONSABLE.
Una vez finalizada la prestación de los servicios, CERTOFY deberá, a elección del RESPONSABLE, devolver o suprimir los datos personales, salvo que exista una obligación legal que exija su conservación.
Las copias de seguridad serán eliminadas conforme a los ciclos ordinarios de rotación establecidos por CERTOFY, garantizando que no puedan utilizarse para finalidades distintas de las previstas en este Anexo.
17. Responsabilidad del Responsable
Corresponde al RESPONSABLE:
- determinar las finalidades del tratamiento;
- determinar la base jurídica aplicable;
- informar a las personas interesadas;
- garantizar que los datos tratados sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario;
- determinar los plazos de conservación;
- atender los derechos de las personas interesadas;
- determinar las condiciones en las que se realiza la evaluación profesional.
Corresponde asimismo al RESPONSABLE adoptar las medidas necesarias para integrar la utilización de CERTOFY en su propio sistema de cumplimiento de la normativa de protección de datos y, cuando resulte aplicable, actualizar su Registro de Actividades de Tratamiento, políticas, procedimientos y demás documentación interna relacionada con dichos tratamientos.
18. Responsabilidad de CERTOFY
CERTOFY será responsable de cumplir las obligaciones que le correspondan como encargado del tratamiento y de tratar los datos exclusivamente de acuerdo con las instrucciones recibidas.
CERTOFY no será responsable de las decisiones profesionales adoptadas por el RESPONSABLE a partir de la información obtenida mediante la aplicación.
19. Duración
El presente Anexo permanecerá vigente mientras se mantenga la prestación de servicios que implique el tratamiento de datos personales por CERTOFY.
La terminación de la relación contractual principal supondrá la finalización de la autorización para tratar los datos personales, salvo las obligaciones de conservación legalmente exigibles.
20. Prevalencia
En materia de protección de datos personales, el presente Anexo prevalecerá sobre cualquier disposición de los Términos y Condiciones o de cualquier otro documento contractual entre las partes que resulte incompatible con sus términos.
21. Legislación aplicable
El presente Anexo se regirá por el RGPD, la Ley Orgánica 3/2018 y demás normativa española y europea aplicable en materia de protección de datos.
Aceptación
El presente Anexo queda aceptado por el Cliente conjuntamente con los Términos y Condiciones de CERTOFY, sin necesidad de firma separada, quedando constancia de dicha aceptación mediante el mecanismo de contratación o alta utilizado en la aplicación.
ANEXO I-A — TRATAMIENTOS AUTORIZADOS
| Servicio | Aplicación CERTOFY. |
| Naturaleza del tratamiento | Recogida, consulta, registro, organización, estructuración, almacenamiento, conservación, transcripción y supresión de datos personales. |
| Finalidades | Realización y documentación de sesiones de evaluación, asistencia mediante inteligencia artificial, transcripción, custodia, seguridad y mantenimiento. |
| Interesados | Profesionales autorizados, personas sometidas a evaluación y personas de contacto de las entidades clientes. |
| Datos | Identificativos, profesionales, contacto, imagen, vídeo, voz, audio, transcripciones, preguntas, respuestas, resultados de pruebas, observaciones profesionales y datos técnicos. |
| Operaciones | Recogida, registro, consulta, almacenamiento, organización, transcripción, conservación, comunicación a destinatarios autorizados, supresión y, cuando corresponda, devolución. |
CERTOFY — Anexo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales
Última actualización: 25 de septiembre de 2026