1. ¿Qué es CERTOFY?
CERTOFY es una herramienta tecnológica dirigida a profesionales que intervienen en operaciones, decisiones o actuaciones relevantes con personas mayores o potencialmente vulnerables.
Su finalidad es facilitar al profesional la obtención y documentación de determinados elementos objetivos que puedan ayudarle a valorar el discernimiento de la persona y dejar constancia de la diligencia empleada durante su intervención.
A través de CERTOFY, el profesional puede realizar cuestionarios estructurados, formular preguntas adicionales, mantener una breve entrevista con la persona evaluada y, cuando proceda, conservar determinados registros de la sesión. La aplicación puede utilizar herramientas de inteligencia artificial para transcribir las respuestas, ordenar la información obtenida y generar un informe o resumen de la actuación realizada.
CERTOFY no realiza diagnósticos médicos, psicológicos ni clínicos, ni determina por sí misma la capacidad jurídica, el consentimiento o la aptitud de una persona para realizar una determinada operación.
CERTOFY es una herramienta de apoyo y documentación. La valoración final corresponde siempre al profesional responsable de la actuación, atendiendo al conjunto de circunstancias concurrentes en cada caso.
2. ¿Quién es el responsable del tratamiento?
Cuando una entidad profesional utiliza CERTOFY para realizar una sesión de evaluación, la entidad que realiza la evaluación es, con carácter general, la responsable del tratamiento de los datos personales de la persona evaluada.
Esta entidad puede ser, entre otras, una notaría, un despacho profesional, una entidad financiera u otra organización que utilice CERTOFY en el marco de sus actividades.
La entidad responsable determina las finalidades y los medios esenciales del tratamiento y es quien debe informar a la persona evaluada sobre las condiciones concretas del tratamiento de sus datos.
CERTOFY actúa como encargado del tratamiento cuando trata los datos personales por cuenta de dicha entidad.
Datos de CERTOFY
Razón social: Certofy, S.L.
NIF: B93981900
Domicilio: Pz. Bassa,34, bajo. Xátiva, Valencia, 46800
Persona de contacto: Francisco Javier Martínez
Correo electrónico: administracion@certofy.net
3. ¿Qué papel desempeña Certofy?
CERTOFY presta a las entidades clientes los servicios tecnológicos necesarios para utilizar la aplicación.
Cuando CERTOFY trata datos personales por cuenta de una entidad cliente:
- actúa como encargado del tratamiento;
- trata los datos siguiendo las instrucciones de la entidad responsable;
- no determina las finalidades para las que la entidad utiliza los datos;
- no utiliza los datos para finalidades propias incompatibles con las instrucciones recibidas;
- aplica las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos;
- puede recurrir a proveedores tecnológicos autorizados para prestar determinados servicios.
La relación entre la entidad responsable y CERTOFY se regula mediante el correspondiente contrato de encargo del tratamiento previsto en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos.
4. ¿Qué datos personales se pueden tratar?
Dependiendo de las funcionalidades utilizadas y de la sesión realizada, pueden tratarse las siguientes categorías de datos:
Datos identificativos
- Nombre y apellidos.
- DNI, NIE u otro documento identificativo.
- Fecha de nacimiento.
- Identificadores de sesión o expediente.
Imagen
Cuando la funcionalidad correspondiente esté habilitada:
- imagen de la persona;
- grabación de vídeo de la sesión.
Voz
Durante la sesión pueden tratarse:
- voz de la persona;
- grabación de audio;
- grabación audiovisual que contenga voz;
- transcripción de las respuestas.
Información proporcionada durante la evaluación
- preguntas formuladas;
- respuestas proporcionadas;
- transcripciones;
- resultados de cuestionarios o pruebas;
- observaciones introducidas por el profesional;
- resultado o resumen de la evaluación.
Datos profesionales
Respecto de los profesionales que utilizan la aplicación:
- nombre y apellidos;
- cargo o función;
- entidad a la que pertenecen;
- datos de contacto profesional;
- información relacionada con su cuenta de usuario.
Datos técnicos
Para garantizar la seguridad y funcionamiento de la aplicación pueden tratarse:
- dirección IP;
- fecha y hora de acceso;
- identificadores técnicos;
- información del dispositivo;
- registros de acceso;
- registros de actividad;
- información necesaria para prevenir y gestionar incidentes de seguridad.
5. ¿Para qué se utilizan los datos?
Los datos personales pueden tratarse para las siguientes finalidades:
Realización de la sesión de evaluación
Permitir al profesional realizar la sesión de valoración profesional mediante CERTOFY y registrar la información necesaria para documentarla.
Facilitación de la interacción
Facilitar la comunicación entre la persona evaluada y la aplicación, incluyendo la formulación de preguntas e instrucciones.
Transcripción
Convertir las respuestas proporcionadas verbalmente en texto para facilitar su consulta y revisión por el profesional.
Asistencia mediante inteligencia artificial
Utilizar herramientas de inteligencia artificial como elemento auxiliar para facilitar la interacción con la aplicación y la transcripción de las respuestas.
Documentación de la evaluación
Registrar las preguntas, respuestas, transcripciones, resultados y observaciones correspondientes a la sesión.
Custodia
Almacenar y conservar la documentación generada durante la sesión durante el periodo establecido por la entidad responsable.
Seguridad
Garantizar la seguridad, disponibilidad, integridad y correcto funcionamiento de la aplicación.
Cumplimiento de obligaciones legales
Cumplir las obligaciones legales aplicables y atender los requerimientos de las autoridades competentes cuando corresponda.
6. ¿Cómo utiliza Certofy la inteligencia artificial?
CERTOFY puede incorporar funcionalidades basadas en inteligencia artificial para facilitar la interacción con la aplicación.
Estas funcionalidades pueden utilizarse, entre otras cosas, para:
- formular preguntas;
- proporcionar instrucciones;
- facilitar la interacción mediante voz;
- convertir las respuestas habladas en texto;
- organizar o presentar la información obtenida durante la sesión.
La inteligencia artificial utilizada como parte de estas funcionalidades tiene carácter auxiliar.
En particular:
- no realiza reconocimiento biométrico de la persona;
- no utiliza reconocimiento facial para identificarla;
- no realiza reconocimiento de emociones;
- no determina por sí misma la capacidad de la persona;
- no adopta por sí misma la decisión profesional final.
La valoración y decisión final corresponde al profesional responsable de la actuación.
El profesional puede valorar la información obtenida durante la sesión y adoptar su decisión de manera independiente.
7. ¿Se utilizan los datos para entrenar la inteligencia artificial?
Los datos personales obtenidos durante las sesiones realizadas mediante CERTOFY no se utilizarán para entrenar modelos de inteligencia artificial propios de CERTOFY ni para entrenar modelos de terceros, salvo que exista una base jurídica específica que permita dicho tratamiento y se informe adecuadamente a las personas afectadas.
Cuando CERTOFY utilice un proveedor tecnológico para prestar servicios de inteligencia artificial o transcripción, dicho proveedor solo podrá tratar los datos de acuerdo con las instrucciones y condiciones establecidas por CERTOFY y, cuando corresponda, por la entidad responsable.
8. ¿Quién puede acceder a los datos?
Los datos personales podrán ser accesibles, cuando resulte necesario para las finalidades indicadas, por:
- la entidad profesional responsable de la evaluación;
- los profesionales autorizados por dicha entidad;
- CERTOFY, en calidad de encargado del tratamiento;
- proveedores tecnológicos de CERTOFY que actúen como subencargados;
- asesores, consultores y proveedores profesionales cuando resulte necesario;
- Administraciones Públicas y autoridades competentes cuando exista una obligación legal;
- órganos judiciales cuando exista obligación legal o requerimiento válido.
Los proveedores tecnológicos pueden prestar servicios relacionados con:
- alojamiento;
- almacenamiento;
- copias de seguridad;
- infraestructura;
- seguridad;
- mantenimiento;
- transcripción;
- inteligencia artificial;
- soporte técnico.
CERTOFY no comercializa los datos personales de las personas evaluadas ni los utiliza para publicidad dirigida.
9. ¿Se realizan transferencias internacionales?
CERTOFY procurará que los datos personales sean tratados dentro del Espacio Económico Europeo.
Cuando resulte necesario utilizar un proveedor situado fuera del Espacio Económico Europeo o que implique una transferencia internacional de datos, CERTOFY garantizará que dicha transferencia se realice de conformidad con los requisitos establecidos en el RGPD.
En particular, se utilizarán, cuando corresponda, mecanismos como decisiones de adecuación o garantías adecuadas previstas por la normativa de protección de datos.
La información relativa a los proveedores y transferencias internacionales podrá facilitarse a la entidad responsable y, cuando corresponda, a las personas interesadas.
10. ¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos?
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron tratados.
En el caso de las sesiones de evaluación, el plazo concreto de conservación de los vídeos, audios, transcripciones, respuestas y resultados será determinado por la entidad responsable de la evaluación, teniendo en cuenta sus obligaciones legales y profesionales.
CERTOFY conservará los datos durante el tiempo necesario para prestar el servicio y conforme a las instrucciones de la entidad responsable.
Una vez finalizado el periodo de conservación, los datos serán suprimidos o devueltos al responsable, según corresponda.
Los registros técnicos y de seguridad se conservarán durante el periodo necesario para garantizar la seguridad de la aplicación y atender posibles responsabilidades legales.
11. ¿Qué derechos tienen las personas?
Las personas cuyos datos sean tratados podrán ejercer, cuando resulte aplicable, los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad, así como los demás derechos reconocidos por la normativa de protección de datos.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto. Una solicitud de supresión no dará lugar necesariamente a la eliminación de la documentación correspondiente a una sesión realizada mediante CERTOFY cuando su conservación continúe siendo necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales o profesionales o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
En estos casos, la entidad responsable podrá mantener los datos durante el periodo en que resulte necesaria su conservación, aplicando las medidas adecuadas para restringir su utilización a las finalidades que justifican dicha conservación.
Cuando los datos hayan sido tratados mediante CERTOFY por cuenta de una entidad cliente, las solicitudes de ejercicio de derechos deberán dirigirse preferentemente a dicha entidad, que actúa como responsable del tratamiento.
Si una persona dirige su solicitud directamente a CERTOFY respecto de datos tratados por cuenta de una entidad cliente, CERTOFY trasladará la solicitud a la entidad responsable y colaborará con ella para su adecuada atención.
12. ¿Cómo puedo contactar con CERTOFY?
Para cuestiones relacionadas con CERTOFY o con el tratamiento de datos realizado por CERTOFY como encargado del tratamiento:
Francisco Javier Martínez
Correo electrónico: administracion@certofy.net
Para ejercer los derechos relacionados con una concreta sesión de evaluación, se recomienda contactar con la entidad profesional que realizó la evaluación, ya que dicha entidad es la responsable del tratamiento.
13. Reclamación ante la autoridad de control
Las personas interesadas tienen derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente cuando consideren que se ha producido un tratamiento de sus datos contrario a la normativa.
En España, la autoridad de control es la:
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
14. Seguridad
CERTOFY aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, destrucción, alteración o divulgación indebida.
Estas medidas incluyen, entre otras, mecanismos de control de acceso, gestión de permisos, autenticación, registro de actividad, medidas de protección de las comunicaciones, protección de la infraestructura y procedimientos de gestión de incidentes.
Las medidas se revisarán periódicamente teniendo en cuenta los riesgos asociados al tratamiento y la evolución tecnológica.
15. Actualización de la Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad podrá actualizarse cuando resulte necesario para reflejar cambios en:
- las funcionalidades de CERTOFY;
- los tratamientos realizados;
- los proveedores tecnológicos;
- las herramientas de inteligencia artificial;
- la normativa aplicable.
Cuando los cambios sean relevantes, se proporcionará la información correspondiente antes de que resulten aplicables cuando así lo exija la normativa.
Última actualización: 25 de septiembre de 2026